LPeu importe le domaine d’activité dans lequel vous intervenez, la tenue de compte est obligatoire. Elle permet d’avoir une idée précise de la situation financière de son entreprise, mais aussi d’être en accord avec la loi. Certes, la tâche n’est pas facile, mais en utilisant les logiciels de comptabilité, elle devient moins cornélienne. Il existe un large éventail de logiciels sur le marché parmi lesquels se démarque celui du pack Office : Excel. C’est l’un des outils les plus populaires en matière de tenue de la comptabilité. Découvrez ici comment s’y prendre pour y parvenir.
Maitriser les bases de la comptabilité et celles du logiciel Excel
Vous savez sans doute que bien qu’il soit possible d’utiliser Excel pour la tenue des comptes, il ne représente pas un logiciel spécifique de comptabilité. Des connaissances de base sont alors nécessaires pour effectuer une meilleure tenue de compte. Parmi les éléments à connaitre se retrouvent notamment les concepts tels que :
- les encaissements ;
- les décaissements ;
- les différentes taxes.
Vous avez toutefois la possibilité de mieux vous informer, afin de prendre connaissance des textes de loi en matière de comptabilité. De plus, il est important de connaitre aussi des bases du logiciel Excel en question. De nombreuses formations sont disponibles en ligne et peuvent vous permettre de parvenir à vos objectifs. Après l’acquisition de ces connaissances, il est temps de se lancer.
Réaliser le plan de la trésorerie avec Excel
Tout commence par la réalisation d’un plan de trésorerie qui constitue un critère indispensable dans cet exercice. Ce premier élément se présente sous la forme d’un tableau de calcul qui contient de nombreuses informations. Il s’agit des dates, des intitulés des décaissements et des encaissements, ainsi que ceux des taxes qui sont appliquées sur les produits. Généralement, le plan de trésorerie s’établit sur des périodes annuelles, mais il est recommandé de tenir sa comptabilité de façon mensuelle. Il est temps de passer à l’étape suivante qui consiste à l’insertion de la formule de calcul dans ce plan élaboré.
Insérer une formule de calcul dans le plan de trésorerie
Le tout premier avantage avec Excel est que vous n’aurez pas besoin de réaliser les calculs vous-mêmes lors de la tenue de votre comptabilité. En effet, c’est un logiciel qui est programmé pour effectuer les combinaisons de manière automatique dans un temps record, en facilitant la tâche aux utilisateurs. Cependant, il est important d’y entrer une formule arithmétique pour que l’opération soit effectuée par l’algorithme. Étant donné que l’insertion des formules est l’une des bases du logiciel Excel qu’il faut connaitre, il vous sera très facile d’y arriver. Ainsi, en ajoutant une opération à votre plan de trésorerie, vous aurez facilement une idée plus nette sur votre comptabilité.
Définir un temps ou une fréquence pour insérer les données de sa comptabilité
La dernière étape de la tenue de la comptabilité avec Excel consiste à faire entrer les données des décaissements et encaissements. Vous devez aussi prendre le soin de bien mettre les différentes taxes qui ont été appliquées sur chaque produit. Une fréquence de remplissage journalière ou hebdomadaire vous rassure que vous êtes constamment à jour dans la tenue de vos comptes. En plus de cela vous avez régulièrement une idée sur la santé financière de votre entreprise à la fin de chaque journée. Ces fréquences ne sont pas obligatoires, mais en fonction des objectifs de votre entreprise et du contrôle que vous souhaitez avoir, définissez celle qui vous convient.
Tenir sa comptabilité avec Excel pour les TPE ou les PME
Un simple utilisateur peut tenir les comptes d’une microentreprise avec l’usage du logiciel Excel. En revanche, avec les PME, il est important de se plonger un peu plus sur les fonctionnalités du tableur. Néanmoins, un meilleur usage du logiciel permet de réaliser une comptabilité analytique en étudiant la ventilation des coûts et leur évolution pendant un temps donné. Vous obtiendrez de véritables résultats et vous vous en servirez comme un outil de pilotage de votre activité.